Rekisterin nimi

Digitaalinen asiointipalvelu Kainuun Omasote

Rekisterinpitäjä

Kainuun hyvinvointialue
PL 400, 87070 Kainuu
Puhelin: 08 61561

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Terveys- ja sairaanhoitopalvelujen toimialuejohtaja (terveyspalvelut)
Sosiaali- ja perhepalvelujen toimialuejohtaja (sosiaalipalvelut)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Omasoten pääkäyttäjät
Sähköposti: omasote(at)kainuu.fi
Puhelin: 08 61561 (vaihde)

Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)kainuu.fi
Puhelin: 08 61561 (vaihde)

Rekisterin käyttötarkoitus

Kainuun Omasote on Kainuun hyvinvointialueen digitaalinen asiointipalvelu, jonka tarkoituksena on mahdollistaa sosiaali- ja terveyspalveluihin liittyvä digitaalinen asiointi. Sen palveluja ovat esim. viestintä, etätapaaminen, omaa terveydentilaa tai elämäntilannetta koskevien lomakkeiden täyttäminen ja kotimittausten kirjaaminen sekä neuvojen ja ohjauksen saaminen digitaalisesti.

Omasoten rekisteri on asiointipalvelurekisteri. Potilas- tai asiakassuhteen hoitamiseen oleellisesti liittyvät tiedot tallennetaan asiakas- tai potilastietojärjestelmään, joilla on omat rekisterit. Omasoten tietoja käsitellään ainoastaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestämiseen, toteuttamiseen, seurantaan ja kehittämiseen sekä niihin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Kainuun Omasote -palvelussa Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Omasotea käytetään asiakkaan kanssa viestimiseen ja etätapaamiseen sekä asiakkaan terveydentilan ja elämäntilanteen seuraamiseen ja tukemiseen sekä ohjaamiseen asiantuntijapalveluihin. Asiakassuhteen hoitamiseen oleellisesti liittyvät tiedot tallennetaan asiakas- tai potilastietojärjestelmiin, joilla on omat rekisterit. Rekisteriä käytetään asiakkaan suostumuksella hänen asioidessa terveyden- ja sosiaalihuollon palveluissa. Rekisteritietoja voivat käyttää hänen kanssaan hoito- tai asiakassuhteessa olevat ammattihenkilöt.

Kainuun Omasote -palvelu on Kainuun hyvinvointialueen digitaalinen asiointipalvelu, jonka tarkoituksena on mahdollistaa asiakkaan ja hyvinvointialueen välinen turvallinen digitaalinen asiointi sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa.

Henkilötietoja käsitellään Omasote-palvelussa, jotta:

• asiakas voi olla yhteydessä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisiin digitaalisest
• asiakas voi täyttää omaa tilannettaan koskevia lomakkeita ja lähettää viestejä
• asiakas voi osallistua etätapaamisiin
• asiakasta voidaan ohjata oikean sosiaali- tai terveydenhuollon palvelun piiriin
• palvelun toimintaa voidaan selvittää, kun se on perustellusti tarpeellista
• tietosuojaa ja toimintavarmuutta voidaan valvoa

Rekisterin tietosisältö

• asiakkaan nimi ja henkilötunnus
• puhelinnumero ja sähköpostiosoite asiakkaan itsensä kirjaamana
• asiakkaan kirjaamat terveys- ja selvitystiedot
• asiakkaan kirjaamat terveydentilaa ja/tai elämäntilannetta kartoittavat lomakkeet
• asiakkaan viestin liitteenä lähettämät tiedostot
• terveyden- ja sosiaalihuollon ammattilaisten ja asiantuntijoiden antamat vastaukset ja hoito-ohjeet
• asiakkaalle varatut ajat terveydenhuollon palveluihin
• asiakkaalle varatut ajat etätapaamiseen sosiaali- ja terveyspalveluihin
• asiakkaalle laitetut linkit hoito- ja palveluketjuihin
• asiakkaan omahoitaja
• terveydenhuollon toimipisteen tuottamat tutkimukset (laboratoriovastaukset)

Automatisoitu päätöksenteko

Palvelussa ei tehdä rekisteröityä koskevaa automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteenä käytetään väestörekisteritietoja, asiakkaan ja/tai asiakkaan valtuuttaman henkilön kirjaamia tietoja sekä terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilön lähettämien viestien sisältöjä sekä asiakkaalle tehtyjen tutkimusten tuloksia. Tietolähteenä ovat myös Lifecare-potilastietojärjestelmään kirjatut varatut ajat ja omahoitajatieto.

Tietojen säilytys

Tietojen säilytys perustuu Kainuun hyvinvointialueen tiedonhallintasuunnitelmassa määriteltyihin säilytysaikoihin. Asiointipalvelun tekniset lokit säilytetään 2 vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan tietoturvallisesti. Olennaiset tiedot asioinnista siirretään potilas- tai asiakastietojärjestelmään, jossa niiden säilytys määräytyy kyseisen järjestelmän sääntöjen mukaisesti. Kaikkia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista palvelun tuottamisen, lainsäädännön sekä tietoturvan varmistamisen kannalta. Säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja määräaikojen täyttyessä henkilötietoja koskevat lokitiedot hävitetään asianmukaisesti.

Ei säännönmukaista tietojen luovutusta. Tietoja voidaan luovuttaa tieteelliseen tutkimukseen, joka täyttää tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön vaatimukset. Tutkimuksen tulee perustua hyväksyttyyn tutkimussuunnitelmaan ja tarvittaessa eettisen toimikunnan lausuntoon.

Tiedot käsitellään aina anonymisoituina tai pseudonymisoituina. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa tietojen käytöstä ja peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeiden käyttö

Omasote-palvelussa käytetään evästeitä palvelun toimivuuden ja käyttökokemuksen varmistamiseksi. Omasotessa käytettävät evästeet voidaan jakaa kolmeen ryhmään: välttämättömiin, toiminnallisiin sekä suorituskykyyn vaikuttaviin evästeisiin. Välttämättömät evästeet mahdollistavat palvelun perustoiminnot, kuten suojatun kirjautumisen ja käyttäjän tunnistamisen. Toiminnalliset evästeet parantavat käyttäjäkokemusta esimerkiksi tallentamalla käyttäjän asetuksia, kun taas suorituskyvyn evästeet auttavat analysoimaan sivuston käyttöä ja kehittämään palvelua entistä paremmaksi. Kaikkien näiden evästetyyppien käyttö perustuu palvelun luotettavaan ja turvalliseen toimintaan. Voit hallita evästeiden käyttöä selaimesi asetuksista. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa Omasoten toimivuuteen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kainuun Omasoten käyttö edellyttää asiakkaalta Suomi.fi-tunnistautumista, joka on kansallinen Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä verkkotunnistusjärjestelmä. Kainuun hyvinvointialueen ammattihenkilöt käyttävät palvelua sisäverkossa ja heiltä edellytetään käyttövaltuushallinnan mukaisia käyttöoikeuksia sekä tunnistautumista.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä toimijoita ja henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka on voimassa pysyvästi. Järjestelmän käyttöä sekä henkilötietojen käsittelyä valvotaan järjestelmän lokien avulla. Palvelun teknisenä toteuttajana toimii Omda Oy, joka käsittelee tietoja rekisterinpitäjän lukuun teknisissä virhetilanteissa. Kainuun Omasoten rekisterit sijaitsevat tietoturvallisessa ympäristössä Omasote-asiointipalvelun toimittajalla (Omda Oy).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä rekisterissä sekä tietojen tarkastusoikeus. Rekisteröidyn oikeudet löytyvät Kainuun hyvinvointialueen verkkosivuilta: https://hyvinvointialue.kainuu.fi/rekisteroidyn-oikeudet

Asiointi toisen puolesta

Omasote-palvelussa asiointi toisen henkilön puolesta on sallittua ainoastaan, mikäli käyttäjällä on siihen lainmukainen oikeus. Valtuuksien tarkistamiseen hyödynnetään Suomi.fi-valtuuksia. Kaikki toisen puolesta suoritetut toimenpiteet kirjataan järjestelmän lokitietoihin. Mikäli henkilö asioi Omasotessa toisen henkilön puolesta, tallennetaan asiointiin liittyvät olennaiset tiedot puolesta asioitavan asiakkaan tai potilaan tietoihin.

Mobiilisovelluksen käyttö ja siihen liittyvät henkilötietojen käsittelyt

Kainuun Omasotea voidaan käyttää myös mobiilisovelluksen kautta. Mobiilisovellus tarjoaa samat asiointitoiminnot kuin selainversio ja sitä koskevat samat tietosuojaperiaatteet. Sovelluksen käyttö edellyttää vahvaa tunnistautumista Suomi.fi-tunnistuksella. Mobiilisovellus ei tallenna laitteelle tietoja, jotka mahdollistaisivat asiakkaan tunnistamisen ilman kirjautumista. Sovellus ei myöskään kerää sijaintitietoja eikä muita laitteen toimintoihin liittyviä tietoja, jotka eivät ole välttämättömiä palvelun teknisen toimivuuden kannalta. Sovelluksen tekniset lokitiedot kerätään palvelun tietoturvan ja toiminnan seurannan varmistamiseksi.

Valvontaviranomaisen tiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi